Скачать пособие знакомство с ms access

САМОУЧИТЕЛЬ "MICROSOFT ACCESS Разработка приложений на реальном примере" скачать

скачать пособие знакомство с ms access

Скачать: Практическая работа в Microsoft Access №1. «Создание новой базы Знакомство с основными объектами базы данных. Знакомство с программой Access Access это приложение для работы с базами Например, СУБД Oracle или Microsoft SQL Server используются в. самоучитель access скачать Access - по одной из самых важных программ пакета Microsoft Office Отличное пособие по работе с планшетами. Детальное знакомство с программой и её инструментами.

На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

Перейдите в режим Конструктора командой: Отформатируйте таблицу следующим образом: Удалите запись под номером Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей. Расположите поля в следующем порядке: Заполните пустые ячейки таблицы. Для создания раскрывающегося списка будем использовать Мастер подстановок: С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец.

Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: Что называется базой данных БД? Что такое система управления базами данных СУБД? Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access? Какие объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?

Какой объект в базе данных является основным?

Самоучитель Access 2010

Что называется полями и записями в БД? Какие типы данных вы знаете? Как можно переименовать поле? Как можно создать поле с раскрывающимся списком? С каким расширением сохраняется файл БД Access? Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы. Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок.

Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между. Это будет более рационально, чем.

Лекция 12: Access: Знакомство с базами данных

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле.

Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы Код заказа. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода.

Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

скачать пособие знакомство с ms access

На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами: Отношения такого типа используются не очень.

Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей рис.

Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Создание связи между таблицами Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно. В результате должна получиться схема данных, представленная на рис. На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц.

Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса.

В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму.

С помощью чего можно создавать таблицы? Что такое ключевое поле? Как установить несколько ключевых полей? Как установить связи между таблицами?

Какие существуют отношения между таблицами? Зачем нужен Мастер подстановок? Существуют различные виды запросов, но наиболее распространенными являются запросы на выборку, с них и начнем наше знакомство. В появившемся диалоговом окне рис. Создание простого запроса 4. Введите имя запроса Телефоны и нажмите кнопку Готово. Перед вами появится запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников. Следующий запрос попробуйте создать с помощью Конструктора, для этого выполните команду: В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке Закрыть.

Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним дважды щелкнуть левой кнопкой мыши рис. Создание запроса в режиме Конструктора 8. Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке, необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле.

Для этого откройте запрос в режиме Конструктора. После этого окно запроса должно выглядеть так, как оно представлено на рис. Закройте Конструктор и просмотрите полученный результат. Если в запросе Дни рождения нет ни одной записи, значит, в таблице Сотрудники нет ни одного человека, родившегося в апреле. Добавьте в таблицу Сотрудники несколько человек, родившихся в апреле, и посмотрите, как изменится запрос.

Запросы автоматически обновляются при каждом открытии. Если нам нужно узнать, кто из сотрудников родился в мае, то придется создать новый запрос или изменить условие в существующем запросе Дни рождения. Данная процедура является неудобной и занимает много времени.

Если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми значениями условий используют запрос с параметром. При запуске такого запроса на экран 14 15 выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора.

Чтобы создать запрос с параметром, пользователю необходимо ввести текст сообщения в строке Условие отбора бланка запроса рис. Создание запроса с параметром Запись Like[Введите дату] означает, что при открытии запроса появится диалоговое окно рис. Окно для ввода условия отбора 15 16 Поскольку в запросе нужно вывести конкретную фамилию, в условии отбора слово Like писать не. Данные запроса возьмите из нескольких таблиц. В условии отбора для логического поля Отметка о выполнении введите Да, чтобы в запросе отображались только выполненные заказы.

Сделайте так, чтобы столбец Отметка о выполнении не выводился на экран. Создайте запрос Сумма заказа, в котором будут отображаться заказы на сумму более руб. Измените запрос, чтобы сумма заказа была от до руб.

Знакомство с программой Access. Основные цели изучения Access - PDF

Для этого откройте запрос Сумма заказа в режиме Конструктора. В пустом столбце бланка запроса щелкните правой кнопкой мыши на ячейке Поле и в появившемся контекстном меню выберите команду Построить.

Перед вами появится окно Построитель выражений рис. Сверху располагается поле выражения, в котором оно и создается. Вводимые в это поле элементы выбираются в двух других областях окна Построителя. В левом списке откройте папку Запросы и выделите запрос Сумма заказа. В среднем списке выделите поле Сумма и нажмите кнопку Вставить. Идентификатор этого поля появится в поле выражения Построителя.

Замените Выражение1 на Налог и закройте Конструктор. Откройте запрос и посмотрите, что у вас получилось. Используя Построитель выражений, добавьте в запрос Сумма заказа поле Прибыль, в котором будет вычисляться доход от заказа. Создайте запрос Менеджеры, с помощью которого в таблице Сотрудники найдите всех менеджеров фирмы. Для чего предназначены запросы? Какие виды запросов вы знаете?

С помощью чего можно создавать запросы? Для чего используют запрос с параметром? Как можно сделать вычисления в запросах? Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц? Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты. Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу: Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу; 17 вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы; 18 в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков анкет, счетов, накладных, справок и.

Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы запросы и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы.

Щелкните по кнопке Готово. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.

Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы. В примечание формы добавьте объект Кнопка вкладка ленты Конструктор панель инструментов Элементы управления. Создание кнопок на форме В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи. В отчетах можно использовать различные приемы форматирования и оформления документов. Макрос это последовательность специальных макрокоманд для выполнения определенных операций. Макросы обычно связываются с кнопками, реже с другими элементами форм.

После нажатия кнопки записанные в макросе команды выполняются автоматически. Модули и макросы позволяют значительно расширить возможности базы данных, но их создание требует определенной квалификации.

С объектами базы данных можно выполнять различные операции, например создавать, изменять или удалять. Для этого можно использовать соответствующие кнопки на ленте или другие элементы, например контекстное меню. Об особенностях работы с объектами базы данных вы узнаете из следующих уроков. Основные приемы работы с данными Просмотр и редактирование таблиц Для открытия любой таблицы базы данных для просмотра или редактирования найдите ее в области переходов и дважды щелкните кнопкой мыши на ее значке.

Для просмотра содержимого таблицы используйте линейки прокрутки, клавиши управления курсором или панель перехода по записям, которая расположена в нижней части таблицы рис.

Для редактирования данных в таблице можно применять приемы, известные по программе Excel. Например, для изменения значения поля щелкните на нем кнопкой мыши, введите новое значение и нажмите одну из клавиш перемещения курсора Tab или Enter. Для добавления новой записи нажмите соответствующую кнопку на панели перехода по данным курсор переместится в конец таблицы, где будет создана новая запись, и вы сможете заполнить ее данными.

Посоветуйте книги по Access

Панель перехода по записям Для удаления записи можно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужной записи в области заголовков строк, выполнить в контекстном меню команду Удалить запись иподтвердить действие в появившемся окне. Для работы с записями также можно использовать группу команд Записи на вкладке Главная.

Эти команды имеют следующее назначение.? Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью этой кнопки можно увидеть изменения, внесенные другими пользователями.? Запись изменений в редактируемой записи. При переходе к следующей записи изменения в текущей сохраняются автоматически.? Удаление значения текущего поля. С помощью стрелки в правой части кнопки можно выполнить команды для удаления поля или записи целиком.?

Включение строки с итоговыми данными в нижней части таблицы. Для вычисления итогов щелкните кнопкой мыши на нужном поле в строке Итоги ииз раскрывающегося списка выберите итоговую функцию.? Запуск процедуры проверки орфографии для текстовых полей.? Отображение меню дополнительных команд для работы с таблицей. При просмотре и редактировании данных обратите внимание на следующие особенности:? Работа с формами Для редактирования таблиц, состоящих из большого количества полей, лучше использовать формы, которые отображают на экране только одну выбранную запись в виде карточки рис.

При использовании в области переходов категории Таблицыи связанные представления формы нужно искать в тех группах, где находятся соответствующие им таблицы. При переключении на категорию Тип объекта все формы будут собраны в одной группе Формы.

Возможности работы с данными при использовании форм не очень отличаются от рассмотренных выше приемов редактирования таблиц:? Разработчики баз данных могут добавлять на формы дополнительные элементы управления, повышающие удобство работы пользователей, например ссылки для быстрого перехода к связанным объектам базы данных.

Рис Форма для редактирования таблицы Сотрудники базы данных Борей Поиск и замена данных По современным меркам таблица с несколькими тысячами записей считается небольшой, но даже в такой таблице ручной поиск или отбор нужной информации может занять продолжительное время. С помощью средств поиска, сортировки и фильтрации нужные данные можно найти за несколько секунд. При вводе текста в поле поиска в таблице будет автоматически выделено первое совпадающее значение, а для перехода к последующим совпадениям нажимайте клавишу Enter.

Для поиска по значению определенного поля можно воспользоваться диалоговым окном Поиск и замена. В появившемся окне рис.

Самоучитель MS Access - Базы данных Access

Рис Окно поиска в базе данных 3. В поле Совпадение выберите один из способов сравнения искомого значения: Нажмите кнопку Найти далее будет выполнен поиск первой подходящей записи. Для перехода к следующей записи, отвечающей условию поиска, нажимайте кнопку Найти далее.

Иногда возникает необходимость замены определенного значения на другое во всех записях таблицы. Окно замены почти не отличается от окна поиска.

В нем есть дополнительное поле Заменить на: Часто возникает необходимость упорядочить то есть отсортировать записи в таблице по значению определенного поля. Сортировка позволяет просматривать данные в удобном виде, а также быстро определять максимальные или минимальные значения какого-либо поля. Для сортировки по значению определенного поля достаточно установить в него курсор и нажать одну из двух кнопок в области Сортировка и фильтр вкладки Главная: По возрастанию или По убыванию Команды для сортировки также находятся в контекстном меню столбцов таблицы.

Для сортировки по нескольким полям следует последовательно выполнять команды сортировки для нужных полей в последовательности от внутреннего к внешнему в обратном порядке.

Например, чтобы отсортировать таблицу Заказы базы данных Борей по сотруднику и дате отгрузки, сначала следует выполнить команду сортировки для поля Дата отгрузки, а затем по полю Сотрудник. Если поле участвует в сортировке, то справа от его названия будет отображаться стрелка, указывающая направление сортировки. Для отмены сортировки по всем полям используйте кнопку Очистить все сортировки в группе Сортировка и фильтр вкладкиглавная.

скачать пособие знакомство с ms access

Сортировка по индексированным полям выполняется значительно быстрее. Использование фильтров 12 С помощью фильтра можно отбирать для отображения в таблице только записи, которые отвечают определенным критериям. Для установки фильтров в Access существует несколько способов. Фильтр по выделенному значению. Этот способ позволяет отбирать записи, которые являются равными, большими или меньшими определенного значения выбранного поля.

Для примера воспользуйтесь таблицей Заказы из базы данных Борей. Пусть нужно отобрать только заказы, оформленные определенным сотрудником, например Корепиным Вадимом. Фильтр по выделенному значению устанавливается следующим образом. Найдите в таблице хотя бы одну запись с нужным значением поля. Это проще всего сделать с помощью строки поиска в нижней части таблицы.

Щелкните правой кнопкой мыши на значении найденного поля и выберите одну из команд фильтрации рис. Для отмены действия фильтра и отображения скрытых записей в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная нажмите кнопку Применить фильтр. Первое нажатие данной кнопки выключает фильтр, второе включает.

Этот способ подходит для отбора данных, которые больше или меньше заданного значения. Пусть в таблице Заказы нужно выбрать только записи, в которых цена доставки больше р.